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  • Las cosas como deben ser
    evalúan distintos elementos del sistema de control interno como pueden ser aspectos normativos definición de procedimientos controles responsables de las funciones niveles de reportes o definición de niveles de autorización con el objetivo de determinar si está todo correcto y si los controles se cumplen o no Qué elementos pueden disparar la necesidad de una auditoría interna en una pyme La auditoría interna en realidad es una actividad continua Cuando la actividad está más desarrollada dentro de la organización y existe un responsable de auditoría en la estructura de la empresa las revisiones se realizan de acuerdo a un plan Lo que ocurre con muchas pymes en particular con las más pequeñas es que no cuentan con un asesor en el tema por lo que en ocasiones se ven en la necesidad de recurrir a un servicio externo para hacer alguna revisión puntual En esos casos el disparador puede ser el interés de los dueños o del director de esa pyme en conocer el estado de los procesos de la operación de la empresa y se busca hacer un trabajo muy puntual para determinar básicamente si los procesos están definidos si se cumplen los controles Cómo se establece el plan de trabajo para estas auditorías puntuales Es más complejo En general se realizan a partir de documentos o de hechos sucedidos con un corte a determinado momento El resultado más normal suele ser un informe con recomendaciones y sugerencias de cara al futuro que muchas veces se limita a hacer lo escrito cuando se trata de incumplimientos o propuestas de cambios que van desde revertir debilidades en procedimientos o automatizar procesos Qué ocurre cuando sucede un cambio importante dentro de la organización o en el contexto El esquema es similar al descripto Cuando se inicia una nueva operación o la

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  • Sobre Pymes y desastres
    En los últimos 12 meses la Pyme promedio tuvo 6 interrupciones técnicas principalmente como causa de ciberataques cortes de electricidad y las mencionadas catástrofes naturales Por otra parte la mayor parte de la información que administran las pequeñas y medianas empresas no está protegida Menos del 50 realiza una copia de seguridad de su información todas las semanas o con mayor frecuencia y sólo el 23 lo hace a diario En América Latina el 46 admitió que perdería por lo menos el 40 de su información en caso de un desastre La mitad de las Pymes que implementaron un plan de preparación ante desastres lo hicieron después de haber sufrido una interrupción técnica o una pérdida de información El 52 lo hizo durante los últimos seis meses En América Latina sólo el 30 de las empresas que tienen un plan de recuperación realizó alguna prueba lo cual para la práctica es un una tarea esencial en la preparación ante un posible desastre Cómo impactaría un desastre en el negocio A nivel global el promedio de los costos de los períodos de inactividad es de U S 12 500 por día Las interrupciones técnicas hacen que se pierdan clientes el 54 de los clientes de Pymes encuestados dijo que cambió de proveedores Pymes a causa de sistemas de computación poco confiables lo que representa un incremento del 12 en comparación con la encuesta del año anterior El tiempo de inactividad también puede provocar el cierre de la empresa En América Latina el 34 de los clientes de Pymes que fueron encuestados como parte del estudio dijo que sus proveedores Pymes habían suspendido sus actividades temporalmente a causa de un desastre Este número es menor al promedio global 44 Recomendaciones No esperar hasta que sea muy tarde Es importante que las Pymes

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  • Un guía, un compañero, un maestro
    implementar medidas de cambio para poder alcanzar nuevos resultados El principio es muy sencillo si las cosas se hacen siempre de la misma manera los resultados serán siempre los mismos Para establecer cambios entonces es necesario trabajar en la modificación de las conductas El coaching es útil sólo para los dueños o para los principales ejecutivos de las empresas En la medida en que aparezca un conflicto que requiera del coaching para encontrar una vía de solución es una técnica útil independientemente de quién sea el que lo requiera En CAPS Empresa Familia manejamos tres programas diferentes El primero llamado Business Coaching apunta precisamente a los ejecutivos de la alta dirección Pero también existe una propuesta para los miembros de la nueva generación y otra de gestión de personas para explorar aspectos relacionados con el liderazgo y la motivación Cómo se define la función del coach El coach tiene tres funciones ser guía ser compañero y ser maestro de la persona que asesora Esos tres roles conviven y dependiendo del caso o de la necesidad se ejecuta uno u otro Para establecer el lazo con el cliente si bien se hace un trabajo de desarrollo de la confianza entre las partes y de herramientas de comunicación la realidad marca que tiene que producirse un proceso de transferencia Esto se puede dar como no Cuál es el instante en el que alguien que recibe coaching puede evaluar que el servicio le resultó beneficioso Por lo que expliqué recientemente sobre los objetivos de esta técnica el éxito del coaching puede establecerse a partir de que esos cambios hayan sido implementados y de que los nuevos resultados esperados hayan aparecido Hay elementos tangibles entre esos resultados pero también intangibles Gracias a esto recuperé la alegría de trabajar me dijo un cliente recientemente El

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  • Sinergia: 1+1 es (mucho) más que 2
    nuestra empresa no era la misma que hoy y hoy ésta es diferente de lo que será dentro de un año Herramientas ideas y conceptos en Management hay muchos Algunos son simples otros sofisticados y con nombres raros o en otro idioma pero la finalidad de éstos es la de ayudar Ayudar a que A pensar a mejorar a planificar a evolucionar a ordenarnos y a cambiar No a sobrevivir sino a vivir mejor La herramienta a la cual nos referiremos hoy es la de Acuerdos entre organizaciones PyMEs para ser más precisos No nos ocuparemos de las formas jurídicas ya que hay profesionales especializados para hablar de dicho tema sino de la utilidad de la herramienta Algunos de los acuerdos entre organizaciones empresas o personas que podemos encontrar son Distritos industriales Clusters Tercerización de productos procesos servicios Acuerdos con proveedores clientes relaciones verticales Alianzas para exportación comercialización importación Redes de servicios conformadas por equipos multidisciplinarios Acuerdos con competidores relaciones horizontales Ciertas empresas se focalizan en el producto otras en el cliente otras en el mercado otras en ver qué hace la competencia y qué podemos hacer para ganarle y tantas otras en todos los conceptos citados no obstante no les va tan bien como les podría ir Por qué Entre otras cosas porque muchas veces miran a los competidores como rivales y no ven la intersección de los nichos vacíos que pueden explotar juntos En la actualidad y en muchos casos el acuerdo o la asociación de una PyME con otras empresas del mismo rubro o de otros ya no es algo accesorio sino necesario Para un negocio o producto en particular o para varios usted elige Ya no es gano yo y perdés vos lo lamento o no La idea es otra pensemos en qué podemos hacer juntos así ganamos los dos o qué me falta a mí y tenés vos o viceversa para satisfacer a este cliente Además últimamente muchas empresas alientan el brainstorming con su correspondiente recompensa dentro de la organización destinado a generar nuevos acuerdos no sólo para favorecer la performance de la institución sino también como forma de considerar las opiniones e ideas de sus empleados y hacerlos sentir parte de la entidad A continuación exponemos brevemente algunos de los puntos salientes que deberíamos considerar tanto de nuestra PyME como de la organización o el profesional con el que vamos a accionar a la hora de pensar en implementar un acuerdo Definir y compartir el objetivo del acuerdo alianza Precisar además del objetivo por el cual haremos negocios juntos los intereses de cada una de las partes Ser optimistas pero conscientes de que podemos fracasar aún así esto no significa que una mala experiencia nos lleve a descartar la idea Poseer una visión amplia y dejar de lado las diferencias con el otro que no aplican al negocio que vamos a llevar a cabo en conjunto Detallar qué tarea va a llevar adelante cada uno Ser honestos y tener buena comunicación tanto dentro de

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  • El nuevo rol del auditor interno
    gestión de riesgos control y dirección VIEJOS MITOS NUEVAS MIRADAS Cuando hablamos del auditor interno aún puede venirnos a la mente la imagen de un señor serio grismente trajeado con poco interés por el negocio con una mirada acotada a buscar errores o ineficiencias para resaltarlos Pero eso ya no refleja la realidad actual de los profesionales de Auditoría Interna En la actualidad esta especialización resulta altamente atractiva para profesionales que desean conocer la variedad de procesos que suceden en una organización analizando y aportando una mirada desde otro lugar sobre situaciones cotidianas y sobre temas estratégicos El auditor ha asumido el desafiante rol de consultor para la alta dirección Otro aspecto que muchas veces puede asociarse erróneamente a la actividad es la actitud de desconfianza De ninguna manera es ésta la actitud que debe caracterizar al auditor sin embargo sí debe tener un sano escepticismo ya que dada su posición de evaluador independiente el auditor necesita buscar evidencia para dar sustento y objetividad a las conclusiones a las que arriba y que comunicará a la dirección A menudo sucede que quienes conforman una organización piensan que no se le puede comentar nada a un auditor ya que cualquier dicho o información podría ser tomado como base para una futura revisión y por lo tanto las relaciones con los auditores tienden a volverse totalmente impersonales por temor a que situaciones reveladas en charlas informales luego se vuelvan en contra del empleado y su gestión y que el auditor pueda reportar algo negativo como consecuencia de dicho intercambio Obviamente este pensamiento también se aleja de la realidad en primer lugar porque el auditor debe ser objetivo y ningún juicio personal debe contaminar sus conclusiones u orientar sus tareas y principalmente porque no debemos olvidarnos de que es un miembro más de

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  • La Auditoría Interna
    a cabo para la aprobación autorización verificación reconciliación revisión de operaciones seguridad de los activos y segregación de responsabilidades Pruebas específicas puntuales algunos ejemplos arqueos pruebas de integridad sobre facturación control de inventarios auditorías de seguridad física análisis de adecuación en niveles de autorización o acceso a transacciones Mapeo de riesgos e identificación de oportunidades de mejoras o reingenierías en los circuitos para incrementar el control El desarrollo de la tarea se llevará adelante siguiendo un plan de trabajo que contendrá las etapas que se describen a continuación y que se ajustarán al alcance del trabajo solicitado tanto en relación a su profundidad como extensión Etapa 1 FIJAR EL ALCANCE Y LOS OBJETIVOS DE LA TAREA DE AUDITORÍA Para ello es necesario conocer aspectos relevantes de la organización o del proceso que desee ser auditado para planificar la actividad a desarrollar Aún en el caso de la ejecución de pruebas puntuales es necesario un mínimo desarrollo de esta etapa Un adecuado conocimiento de las políticas procedimientos internos y prácticas utilizadas como así también la ausencia de alguno de estos elementos contribuye a identificar actividades auditables Asimismo es necesario estar al tanto de las unidades organizacionales sus funciones aspectos del personal sistemas de información manuales o computarizados y analizar datos a partir de los estados contables y financieros entre otras tareas preliminares Las tareas de auditoría deben establecerse basándose en los riesgos a fin de determinar prioridades El riesgo es la probabilidad de que un hecho o acción adversa pueda afectar negativamente a los objetivos de la organización El riesgo debe ser administrado a través de controles eficientes y eficaces subsistiendo siempre un nivel de riesgo que la organización debe conocer y definir como aceptable ya que económicamente resulta imposible eliminar totalmente los riesgos Las fuentes a utilizar para conocer los

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  • Utilizando el cheque para gestionar capital de trabajo
    trabajo Como la teoría de las finanzas indica frente a la necesidad de dinero circulante para poder enfrentar gastos puntuales que se repiten todos los meses o con una periodicidad trimestral o semestral lo más indicado no es el endeudamiento a largo plazo sino que por el contrario es recomendado un endeudamiento a corto plazo cuya temporalidad queda fijada por las mismas necesidades de capital Por otra parte dicho endeudamiento no puede concebirse con garantía real a largo plazo activo fijo de la empresa como sería el caso del endeudamiento por un préstamo bancario con garantía hipotecaria Qué es lo que recomendamos entonces Todas las empresas PYMES tienen necesidad de capital de trabajo a corto plazo Existe una herramienta muy útil tanto en épocas de estabilidad económica como en la de crisis por la baja tasa de interés que genera la negociación de cheques de pago diferido a través de la Bolsa de Comercio De qué se trata Los pagos que nuestros clientes efectúan en un plazo habitual de 60 a 120 días a través de cheques se denominan cheque de pago diferido ya que la fecha de pago es posdatada posterior a la de emisión del mismo y que puede variar entre los 30 y los 360 días Es frecuente que dichos cheques se cambien en cooperativas o se descuenten en una cuenta bancaria Pero en ambos casos estamos utilizando una herramienta costosa comparada con el beneficio que estos productos nos ofrecen Una opción sería negociar el cheque diferido en la Bolsa de Comercio De esta forma podemos llegar a reducir los costos de negociación en aproximadamente un 20 o convertir los costos fijos en el caso del descubierto en costos variables Si bien el proceso de negociación de cheques en la Bolsa de Comercio puede parecer un tanto complejo una vez que se realizaron las tramitaciones iniciales y la PyME comienza a negociar la operatoria se torna bastante familiar agregándose como ventaja el prestigio que le otorga a la empresa el haber ingresado al circuito financiero de la Bolsa Cómo comenzar Para comenzar a utilizar este producto financiero la empresa debe presentarse a una sociedad de garantía recíproca SGR que actúa como entidad aseguradora del riesgo crediticio Dichas entidades financieras funcionan en Argentina desde finales de los años 90 y su función consiste en asistir al sector empresario para mejorar las condiciones de su acceso al financiamiento y al crédito Lo que estas entidades van a requerir de la empresa que se presenta es el encuadre dentro de la clasificación de pequeña o mediana empresa teniendo en cuenta el promedio de facturación anual de los últimos tres años así como el análisis de la estructura societaria Quiénes pueden presentarse Todos los tipos de sociedades unipersonales de hecho sociedades de responsabilidad limitada sociedades anónimas Si la empresa cumple con estos primeros requisitos pasa a ser calificada como PYME y luego se pone en marcha el análisis de riesgo y de las garantías que la empresa ofrece para que le

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  • Tablero de Control de Gestión para Pymes. Herramienta Clave para una gestión ordenada y de excelencia
    las amenazas y oportunidades del contexto hay que efectuar un pronóstico de cómo serán los resultados económicos financieros y comerciales que se obtendrán por ejemplo durante los próximos 12 meses Esta formulación que por escrito parece muy fácil en la práctica implica muchas veces un giro de 180º en la manera de organizar la empresa ya que hay que orientar procesos operativos y de gestión a la generación de la información buscada para alinearla con el resultado final deseado el control objetivo y medible de la evolución de los negocios de la empresa en su totalidad pero en detalle Para qué haría este cambio cultural y organizacional El beneficio final de todo Tablero de Comando es el de poder generarle a la persona responsable de controlar gestión la información exacta para tomar medidas efectivas de corrección o mantenimiento del rumbo establecido en el negocio Esta información se exhibe en un Cuadro que no ocupa más de una hoja en el cual se exhiben los resultados mes a mes o día a día y acumulados de los principales indicadores claves previamente analizados lógicamente y definidos por el dueño como estratégicos Es como el tablero de un automóvil o el de un avión pero expresado en otro formato Y cómo se hace Con un análisis que comienza con las siguientes preguntas Cómo se da cuenta usted si su empresa anda bien o mal Qué información mira Qué gestiones realiza para saberlo Luego seguimos Qué significa para usted en números de ventas costos de producción o mercadería vendida gastos operativos sueldos cartera de clientes ganancias y pérdidas etc que el negocio esté bien más o menos o mal Aquí y así comienza el proceso de elaboración del Tablero de Comando para una PyME No se trata sólo de un programa que por sí

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